LINEやメッセ―ジャーなどが普及しましたが、まだまだ電子メールも重要なツールの一つです。会社の同僚や仕事上のパートナーなど一定以上の関係になった相手とのコミュニケーションは、LINEやメッセ―ジャーであったり、slackのようなツールに置き換わってきていますが、まだまだ電子メールは現役ツールです。その電子メールの使い方で損をしていると思うのはレスポンスの遅い人です。
目次
レスポンスを早めることこそ、誰でもできる相手の満足度を上げる方法
コミュニケーションツールを使うシチュエーションというのは、基本的に誰かに何かを依頼等をするときに利用します。つまり自分に対してメールが届いたということは誰かがあなたに対して何かの期待をしていることになります。
メールに対する期待値は「返信までの時間」と「返信された内容」
仕事には、常に相手の期待値というものが存在します。相手の期待値を上回れば満足な結果に終わり、下回れば不満な結果となります。
では、メールに対する期待値が何かといえば、「返信までの時間」と「返信された内容」です。
あなたが電子メールを使うシチュエーションを想像してもらうとわかりやすいと思いますが、メールを送信する時点では、送信する側は、「返信までの時間」と「返信された内容」に対する期待をはっきりと持っていないケースも多いです。
いつはっきりするかといえば、送信後の相手の対応によってはっきりするわけです。すぐに返信がこれば、「こんなに早く返信が来ると思わなかった」と満足しますし、逆に返信がなければ、「いつまで待たせるのだ」と憤ります。内容についても同様のことが言えます。
メールの返信内容の完成度を高めるのは難しくても、返信までの時間短縮は簡単
「返信までの時間」と「返信された内容」という期待値は、絶対値として存在しているわけではなく、掛け合わせで存在しています。すぐに返信があれば内容がいまいちでも不満にはなりにくく、逆に返信までの時間が長いと内容に関わらず不満になるケースもあります。
「これだけ待たせておいて、この対応か！」
と憤った経験のない人はいないと思います。メールでも同じことが言えます。
メールの内容によっては、返信内容の完成度を高めるまでに時間がかかるケースは少なくありません。内容によっては、調査や検討をしたり、誰かに承認を得ないといけないからです。
しかし、メールの返信までの時間は誰でもいつでも早くすることができます。
不完全でも良いので、メールを返信することが大切
ということです。わからないことはわからないと書けば良いのです。
メールを送信した人にとって返信が無いということは届いていないのではないかという不安な気持ちも高まります。まず、その不安を払しょくし、メールでいただいた件について対応を始めているという意思を示すことが大切です。
早く返信すれば、内容についての期待値は下がる
メールに対する期待値は「返信までの時間」と「返信された内容」と書きました。そして、その基準が相手の中に明確にあるわけではないも書きました。正確には、基準が明確ではないのではなく、メールの受け手の対応によって変化していくという方が正しいです。
結論から言えば、メールをすぐに返信すれば、内容は二の次でも相手が満足する可能性が高いということです。
早く返信をすれば、相手の返信も早くなり、フィードバックも多く受けることができ、結果的に良い内容になるケースが多い
人というのは、相手の動きに合わせていくものです。こちらが早く返信をすれば、相手からも早く返信がきます。逆にこちらが時間を掛けて返信すれば、相手からの返信も時間がかかることが多いです。
返信が早いということは、それだけフィードバックを貰えるということです。単純な質問の場合には、1回、2回のやり取りで終わりますが、少し要件が複雑な場合には、コミュニケーションの回数が多いほど良い内容となります。
たくさんのフィードバックを貰うことができれば、それだけ良い内容となる可能性があるということです。
どうしたら良いかわからないメールも、ひとまず何かを返信するように心がけるだけで、ビジネスマンとしての評価は変わってくるはずです。
